В первую очередь, если документ находится на бумажном носителе, его надо отсканировать (если нет возможности доставить оригинал), и отсканировать хорошо. Разрешение — не менее 300 точек на дюйм, а лучше 600. В дальнейшем это облегчит конвертацию текста в электронный формат. При сканировании надо обращать внимание на то, как страницы прилегают к поверхности сканера. Появление тёмного фона на сканах (когда страница прилегает неплотно, например, из-за переплета) значительно ухудшает возможность конвертации, да и просто возможность прочитать текст. Если качество сканов не позволяет выполнить автоматическую конвертацию, как правило, вводится коэффициент усложнения, влияющий на цену (обычно, он равен 1,2).

   Необходимо также, хотя бы приблизительно, определить количество текста и перевести его в стандартные страницы (1 страница = 1800 знаков с пробелами). Это позволяет определить приблизительный срок исполнения заказа и его стоимость. Если работу выполняет один переводчик, в день, как правило, можно перевести от 7 до 10 стандартных страниц. Иногда попадаются «трудные» тексты, и тогда норма выработки падает до 5 стандартных страниц в день.

   Затем очень желательно собрать специфическую информацию, которую не может знать переводчик. Например, если у организации нет сайта, на котором указано английское название фирмы, то, как называется фирма по-английски, сторонние люди знать, строго говоря, не могут. Например, известное обозначение ЗАО (Закрытое акционерное общество) вовсе не обязательно должно переводиться как JSC (Joint Stock Company). Дело в том, что наши ЗАО и их JCS работают по разным законам. Поэтому как именно позиционирует себя компания, что важнее — понятность перевода (JSC) или юридическая точность (ZAO) — должна решать, конечно, сама компания. А у нас в погоне за точностью пошли еще дальше и изобрели новую аббревиатуру CJSC (Closed Joint Stock Company). Англичане могут просто не понять — что это за «закрытое» акционерное общество — оно уже закрылось и больше не работает?

   Ещё более насущная проблема — аббревиатуры, которые понятны только внутри предприятия или узкого круга специалистов. Сюда же можно отнести и профессиональный жаргон, если он используется узким кругом лиц. Сейчас доступны великолепные профессиональные словари по всем видам деятельности, но и они не могут вместить все термины. Это, конечно, не означает, что каждый заказ должен сопровождаться расшифровкой профессиональных терминов (с большинством переводчик справится и сам), но помнить о такой проблеме нужно.

   Возможно, в деловой документации необходимо, чтобы ФИО какого-либо лица указывалось именно так, как в загранпаспорте (во избежание дальнейших проблем). Об этом тоже можно позаботиться заранее.

   Теперь, если все параметры сходятся, можно размещать заказ.